Paso 1: Escribe sólo lo que necesitas hacer Este punto es bastante obvio, pero es común que empecemos a escribir de todo en nuestra lista de pendientes, cosas al azar que tenemos en la cabeza, libros que queremos leer, ideas para proyectos que tenemos a largo plazo. Tu lista de tareas de un día rápidamente se puede convertir en miles de recordatorios para el año entero, y ahí es donde entra el estrés. Es fácil enfocar tu lista, después de anotar todo lo que se te ocurrió, inicia una lista por separado de tareas pendientes que necesitas realizar en las próximas 24 horas. Esto te ayudará a sentirte menos abrumada y tener el trabajo mucho más claro. Al terminar, puedes volver a armar tu lista para el día siguiente hasta que termines con todo. Paso 2: Reconoce la diferencia entre urgente e importante Créenos, aunque a veces parezca que no, existe una gran diferencia entre urgente e importante. Así que, en este momento de depuración de tu lista de pendientes, debes enfocarte solamente en las tareas urgentes, aunque esto signifique dejar una tarea importante para mañana. Armada con tu lista de pendientes (paso 1), es momento de releer esa lista y definir si cada tarea deber realizarse forzosamente hoy. Así podrás separar lo que necesitas hacer hoy de lo que te gustaría hacer hoy. Cuando estás presionada por deadlines, debes enfocarte en los pilares realmente importantes; todo aquello que no tiene fecha de entrega cercana puede ser agregado a tu lista mayor, y cumplirla en otro día. Paso 3: Agrupa tareas similares Todas somos culpables de trabajar “haciendo multitasking”, respondemos un mail por aquí, avanzamos un poco en un proyecto, respondemos otro mail por allá y regresamos al proyecto. Estás trabajando mucho, pero no lo estás haciendo inteligentemente. Estar frenando el flujo mental para cambiar de tarea es una importante distracción que te dificulta mantenerte enfocada y terminar los pendientes de tu to-do list. Aquí es donde entra el concepto de “batching” o agrupar tareas. Expertos en productividad han afirmado que agrupar tareas similares puede aumentar significativamente la productividad. Así que primero ocúpate de todos los mails importantes y después trabaja en tu proyecto. Podrás notar como tu productividad y enfoque mejoran. Paso 4: Aplica la Técnica Pomodoro ¿Conoces la Técnica Pomodoro? Si te distraes fácilmente, esto te va a ayudar a mantenerte en la zona. Esta técnica consiste en dividir tu día de trabajo en partes, trabajas durante 25 minutos y luego tomas un descanso de 5 minutos; y así durante toda tu jornada laboral. Descansar cada 25 minutos puede parecer contraproducente si tienes muchas cosas que hacer, pero este sistema de gestión del tiempo funciona inculcando el sentido de urgencia. Te motiva para hacer todo el trabajo posible en esos 25 minutos y merecer tu descanso. Paso 5: Estima su tiempo Todas comenzamos nuestros días de trabajo con las mejores intenciones. Ser demasiada ambiciosa con tu lista de pendientes puede sonar como una buena idea, pero generalmente solo terminas frustrada. Es por eso que debes estimar tu tiempo. Junto a cada pendiente de tu lista, anota cuánto tiempo piensas que te tomará. Después suma los tiempos, agregándole al menos una hora para imprevistos. Si la suma termina siendo un número ridículo de horas de trabajo, es necesario volver a priorizar tus pendientes, o estar dispuesta a trabajar horas extras. Este ejercicio te ayudará a ser realista con lo que pretendes completar en un día. Además, te permite obtener un control proactivo sobre tus deadlines y así adelantarte al problema en lugar de lidiar las consecuencias. Paso 6: Solo empieza Los consejos anteriores pueden ser útiles cuando tienes una carga abrumadora de trabajo. Pero a veces lo mejor es respirar profundamente y empezar a trabajar. Claro que quieres atacar tu lista de pendientes de la manera más estratégica y metódica posible, pero ten en cuenta que tampoco quieres perder mucho tiempo averiguando cómo empezar. Así que busca el momento ideal para gestionar tus responsabilidades y asignaciones. Después de todo, nadie conoce cómo hacer tu trabajo mejor que tú.]]>
